StartFakta och politikArbetsmiljö

Distansarbetet ledde till...

Distansarbetet ledde till historisk arbetsmiljöundersökning

Arbetsmiljö

Artikel

Artiklarna i Sveriges största morgontidning skrevs till stor del hemifrån under två år. Skyddsombudet Hans Arbman berättar om en förändrad attityd till distansarbete, hur redaktionen har möblerats om och hur han och kollegan Clas Svahn genomförde något som från början lät som en galen idé.

Hans Arbman trodde egentligen att han ”hade gjort sitt fackligt” efter sin tid som klubbordförande för journalistklubben för ett drygt decennium sedan. När hans kollega på Dagens Nyheter skulle gå i pension och frågade Hans om han ville ta över rollen som huvudskyddsombud var han därför tveksam. Det som fällde avgörandet var kulturen kring arbetsmiljöfrågorna.

– Det fanns upparbetade strukturer och en arbetsgivare som förstod vikten av god arbetsmiljö, både för de anställdas och företagets välmående, säger Hans.

Föga anade han då – i början av 2020 när han klev på uppdraget – hur aktuellt arbetsmiljö skulle bli de kommande åren.

Stabsledning under pandemin

När pandemin bröt ut inrättade DN en stabsledningsgrupp. Här samlades företagsledning och redaktionsledning tillsammans med klubbordförande och -sekreterare för Journalistförbundet och Unionen samt huvudskyddsombud. Ingen visste vad som skulle hända i världen och på tidningen. I stabsledningsgruppen möttes man kring frågor om företagets framtid, permitteringar – och arbetsmiljö. Under pandemins första år var det dagliga möten i gruppen.

Hans Arbman, skyddsombud på DN

Hans Arbman är skyddsombud på Dagens nyheter. 

 

– Företagsledningen stod på tå och värnade om arbetsmiljöfrågorna, vilket gjorde att vi fick till ett positivt och effektivt arbete. Jag som skyddsombud kunde samla upp sådant jag fick höra och ta upp det i ledningsgruppen. Till exempel gick det snabbt att ordna så att de som önskade fick hem arbetsstolar och arbetsredskap.

Veckovis formbarometer

DN:s medarbetare ”skickades hem” en torsdag i mars 2020, minns Hans. Sedan dess har distansarbetet dominerat för majoriteten. Redan tidigare gjordes varje vecka en formbarometer bland medarbetarna, en digital enkät med fem snabba frågor om hur man mår och hur det fungerar på redaktionen. Nu anpassades barometern efter den nya verkligheten, med frågor som Kommer du ut och rör på dig varje dag? Kan du skilja på privatliv och jobb? Hur fungerar samarbetet med andra avdelningar?

Frågorna behölls oförändrade under hela pandemin. På så sätt har skyddsombud, chefer och ledning kunnat se hur medarbetarnas mående och situation förändrats vecka för vecka.

Skyddsombuden ringde till 250 personer

Våren 2021 var pandemin inne på sitt andra år, och ingen kunde säga när den skulle ta slut. Trots formbarometern visste arbetsgivaren och skyddsombuden inte så mycket om hur folk faktiskt hade det på hemarbetsplatsen. Det var då Hans och hans skyddsombudskollega Clas Svahn la fram en idé som från början kändes lite galen: att ringa runt till alla medarbetare och fråga just det.

– Vi ringde 250 personer, inklusive redaktionsledning, chefredaktör, vikarier och praktikanter. Folk var så jäkla glada att någon hörde av sig!

Samtalen handlade om både fysisk och psykisk arbetsmiljö: hur ser arbetsplatsen ut, kan man jobba ostört, hur har man det med nacke och axlar. De snabbaste samtalen var 15 minuter, de längsta 45. Skyddsombuden kunde direkt i samtalen tipsa om sådant medarbetarna kunde få hjälp med från HR eller företagshälsovård, och fånga upp behov av att få hem utrustning.

– Där fungerade samarbetet klockrent med HR. Så fort en person hade önskemål så skickades det hem grejer efter ett par dagar. Många hade funderat på att ta hem arbetsutrustning men inte kommit sig för.

De kunde också fånga upp de personer som hade det tufft med distansarbetet, och skulle må bra att kunna arbeta på plats på redaktionen.

– De allra flesta kändes uppriktiga och ville prata. Jag tror inte att någon från företaget skulle kunna göra det på samma sätt. Vi var tydliga med vad som är vår roll som skyddsombud och att vi har tystnadsplikt.

Efter rundringningen sammanställde skyddsombuden det de fått fram och presenterade resultatet för företagsledningen och medarbetarna. I september 2021 ringde de runt igen, då med mer fokus på hur deras kollegor såg på möjligheterna att jobba hemifrån även i framtiden. Hans berättar att ledningen ofta återkommer till hur viktiga rundringningarna har varit, och skyddsombuden har fått en förfrågan om att göra om det i vår.

– Det tar tid och är utmattande – men värt det. Vi skyddsombud har pratat med alla på redaktionen. Alla vet därmed vilka vi är, och det gör det mycket lättare för dem att höra av sig.

Ommöblering och ändrad attityd

Det visade sig att många på DN hade trivts med distansarbetet. En stor grupp upplevde sig mer produktiva och många uppskattade den insparade restiden. Flera ville jobba hemma 2–3 dagar i veckan även fortsättningsvis. Man hade också fått mersmak för lugnet som hemarbetsplatsen erbjöd.

– Vi har suttit packade som sillar, nu var det ingen som accepterade det längre. Vi har glesat ut bland borden på redaktionen och skapat fler ytor för telefonintervjuer. Vi fick med en forskare och en arkitekt som mejslat ut en bra möblering utifrån våra önskemål, forskning och lagar.

Den nya möbleringen är inte satt i sten, understryker Hans. I gruppen Framtidens arbetssätt, där redaktionens skyddsombud är med, kommer man noga följa beteenden och behov och löpande forma och omforma inredningen och riktlinjer kring distansarbete.

– Vi sitter inte inne på alla svar. Distansarbetet har varit ett tvång, nu är det frivilligt. När vi jobbar delvis på plats, vad innebär det för kreativiteten och samhörigheten? Det ställer höga krav på arbetsledningen.

Hans uppfattar att det skett en attitydförändring kring att arbeta hemifrån.

– Man kände sig som en smitare om man jobbade hemma innan pandemin. Det där har verkligen förändrats. Vi har uppenbarligen gjort en tidning även när de flesta jobbar på distans.

”Moderna företag förstår vikten av god arbetsmiljö”

Det är tydligt att det har funnits en utvecklad samverkan kring arbetsmiljön kopplat till distansarbetet mellan de fackliga representanterna och arbetsgivaren. Vad är framgångsreceptet enligt Hans Arbman?

– Vilja hos företaget. Är det tvärtom så blir det otroligt svårjobbat. Vi har inte behövt nämna en paragraf någon gång, utan vi har sett vad som behöver åtgärdas och så gör vi det. Det blir mycket lättare och roligare när man ser att det fungerar och man då blir mån om att fortsätta.

DN:s formbarometer

  • Digital enkät som skickas ut en gång i veckan (med uppehåll under semesterperioder) till alla anställda via ett chattverktyg.
  • Anonym, men möjlighet att fylla i vilken avdelning man tillhör.
  • 4–5 skattningsfrågor med svarsalternativ 1–5 och en fritextfråga.
  • Frågorna anpassades efter distansarbetet och var desamma under cirka två år, för att kunna följa utvecklingen.
  • Resultaten på enkäten presenteras för samtliga medarbetare. Skyddsombuden och redaktionsledningen tar även del av de anonyma fritextsvaren. När det syns ”ettor” på mående informeras aktuell avdelningschef.
  • I februari 2022 är följande frågor med:
    1. Hur mår du allmänt?
    2. Jag upplever att arbetsbelastningen är hållbar.
    3. Jag upplever att arbetet fungerar bra mellan avdelningarna.
    4. Jag kan hålla isär arbete och privatliv.
    5. Fritextfråga: Är det något annat du vill ta upp? Ge gärna input kring arbetet med framtidens arbetssätt.
En kvinna sitter vid en dator och pratar i mobiltelefon. Hon är hemma vid ett köksbord.

Arbetsmiljö vid distansarbete

Vilka fördelar och risker finns vid distansarbete? Och vad säger juridiken. Det och mer tar vi upp här. 

Utredare: arbetsmiljö

Martine Syrjänen Stålberg