Juridiken kring distansarbete – 5 frågor till TCO:s jurist Lise Donovan

Arbetsmiljö

Artikel

- Samma lagar som gäller på arbetsplatsen gäller när man jobbar hemma, säger Lise Donovan, jurist på TCO. Här reder hon ut juridiken kring distansarbete.

Vad styr hur distansarbete får gå till?

– Samma lagar gäller som när man jobbar på sin ordinarie arbetsplats, det vill säga arbetsmiljölagen, arbetstidslagen, förtroendemannalagen och diskrimineringslagen. Det finns också ett ramavtal på europeisk nivå, EU:s ramavtal om distansarbete (pdf). Centralorganisationerna på arbetsgivarsidan (Svenskt näringsliv, Arbetsgivarverket och SKR) och arbetstagarsidan (LO, Saco och TCO) har gemensamt beslutat att det ska utgöra utgångspunkt för utvecklingen av distansarbete i Sverige. Ramavtalet bygger på att distansarbete är frivilligt för såväl den anställde som arbetsgivaren. Ramavtalet tar bland annat upp arbetsorganisation, arbetsmiljö, utrustning och utbildning.

Det kan även finnas reglering i kollektivavtal på central och lokal nivå. Många arbetsplatser har – eller bör ha – riktlinjer kring distansarbete, eftersom det skiljer sig så mycket åt vilka regler och upplägg som fungerar för olika verksamheter. Man kan också ha individuella överenskommelser mellan chef och anställd, som slår fast vad som gäller för just den personen. Både riktlinjer och individuella överenskommelser bör vara skriftliga och ha tydlig giltighets- och uppsägningstid.

Huruvida distansarbete kan införas generellt eller för vissa tjänstemän på en arbetsplats beror bland annat på verksamhetens inriktning och behov samt arbetstagarnas arbetsuppgifter och önskemål. Vissa arbetsuppgifter kan inte utföras på distans.

Lise Donovan är jurist på TCO. 

Kan arbetsgivaren post-corona kräva att arbetstagaren återgår till kontoret?

– Distansarbetet under pandemin var en tillfällig lösning som baserades på en rekommendation av Folkhälsomyndigheten. Om man som tjänsteman har arbetat på kontoret (huvudarbetsplatsen) före pandemin ingår det normalt sett i arbetsskyldigheten att göra det, och arbetsgivaren kan då kräva att arbetstagarna återgår till kontoret när Folkhälsomyndighetens rekommendationer inte längre gäller.

Även om arbete hemifrån förekom före pandemin så ger en rad domar i Arbetsdomstolen stöd för att arbetstagaren är skyldig att utföra arbetet på huvudarbetsplatsen om arbetsgivaren så bestämmer.

Hur arbetet ska organiseras är en viktig samverkansfråga för den lokala skyddsorganisationen att arbeta med, för att få fram passande lösningar.  

Hur ser ansvaret för arbetsmiljön ut vid distansarbete? 

– Enligt arbetsmiljölagstiftningen har arbetsgivaren ansvaret för arbetsmiljön. Det är ingen skillnad vid distansarbete, utan arbetsgivarens arbetsmiljöansvar följer med när de anställda arbetar hemifrån. Det spelar inte någon roll i vilken utsträckning distansarbetet sker. En arbetstagare kan arbeta noll, fyrtio eller åttio procent på distans – arbetsgivaren har ansvaret i alla lägen. Eftersom arbetsgivaren inte kan råda över eller har samma insyn i en anställds distansarbetsplats, behöver arbetstagaren uppmärksammas på att i större utsträckning rapportera om arbetsmiljöbrister. Här har skyddsombud/arbetsmiljöombud, som företrädare för arbetstagarna i arbetsmiljöfrågor, en väldigt viktig roll.

Läs mer om olika aktörers ansvar i det systematiska arbetsmiljöarbetet vid distansarbete.

Läs mer om hur skyddsombuden på DN hade en central roll för att undersöka och säkerställa god arbetsmiljö när en majoritet av de anställda jobbade på distans under coronapandemin.

Vilka regler är bra att ha koll på som arbetsgivare, chef eller fackligt förtroendevald?

– Det är bra att känna till att utgångspunkten är att det är frivilligt att avböja eller acceptera distansarbete, för både arbetsgivare och arbetstagare, och att man kan begära återgång till huvudarbetsplatsen. Detta slås fast i EU:s ramavtal (avsnittet Frivillig karaktär). Man kan se det som att det finns en ömsesidig vetorätt, arbetsgivaren och den enskilde arbetstagaren måste vara överens för att distansarbete ska kunna införas.

Läget är förstås annorlunda om man har ingått avtal om permanent distansarbete, eller om distansarbete ingår i den ursprungliga arbetsbeskrivningen (= anställningsavtalet).

Några av Arbetsmiljöverkets föreskrifter är viktiga att känna till. Föreskrifterna om systematiskt arbetsmiljöarbete (AFS 2001:1) och organisatorisk och social arbetsmiljö (AFS 2015:4) är centrala. När både den fysiska arbetsmiljön och sättet att organisera arbetet – till exempel med övervägande digital kontakt och inslag av hybridmöten – är förändrat, är det viktigt att arbetsmiljöarbetet är anpassat efter det. Det finns många potentiella risker kring den organisatoriska och sociala arbetsmiljön som man kan behöva hantera och förebygga. Det rör sig om allt från nya rutiner för digitalt arbete, till isolering och ökad social distans mellan kollegor. Andra föreskrifter som är aktuella vid distansarbete är belastningsergonomi (AFS 2012:2), ensamarbete (AFS 1982:3) och arbete vid bildskärm (AFS 1998:5).

Interaktion med kollegor och chefer som tidigare klarats av i korridoren eller vid kaffeapparaten sker vid distansarbete digitalt. Då kan det vara svårare att visa varandra samma hänsyn och omtanke som vid ett fysiskt möte och det kan lätt bli en hårdare ton och en jargong, som riskerar att eskalera över tid. Jargonger bygger ofta på stereotypa och fördomsfulla utgångspunkter när det gäller till exempel kön, sexuell läggning, religion och etnicitet. Risken finns att det kan upplevas som hotfullt eller kränkande. Arbetsgivaren ska vidta åtgärder för att motverka förhållanden i arbetsmiljön som kan ge upphov till kränkande särbehandling och se till att det finns rutiner för hur det hanteras. Detta regleras i föreskrifterna om organisatorisk och social arbetsmiljö (OSA). Har handlingarna koppling till en diskrimineringsgrund, såsom sexuella eller etniska anspelningar, kan även diskrimineringslagen bli aktuell. I sådant fall kan det dessutom finnas möjligheter för den drabbade att få diskrimineringsersättning.

Har det upptäckts några regelmässiga luckor kopplat till distansarbete under coronapandemin?

– Något som blivit tydligt under pandemin är att distansarbete sällan tas upp explicit i lagstiftning, och mycket lagstiftning har heller inte prövats i denna fråga. Därför kan det bli det olika tolkningar av lagstiftning och andra regler.

Integritet i arbetslivet är en fråga som blivit ännu mer aktuell när distansarbetet brett ut sig, och här är skyddet för arbetstagare svagt. Varannan tjänsteman tycker att övervakningen i arbetslivet har ökat de senaste fem åren. När mycket arbete genomförs med hjälp av digitala verktyg finns det långtgående möjligheter att samla in uppgifter och kontrollera anställdas beteenden och mäta prestationer, till exempel genom spår i mobilen, mejlstatistik, passerkort och chattverktyg eller kontroller var de anställda fysiskt befinner sig. TCO vill se en helt ny lag om skydd för den personliga integriteten i arbetslivet.

Vi är nu inne i en formativ tid. Under två år har distansarbetet karaktäriserats av tvång och pragmatiska lösningar. Nu ska vi forma hur vi vill ha det framåt, när distansarbete tar större plats, men där det är frivilligt.

En kvinna sitter vid en dator och pratar i mobiltelefon. Hon är hemma vid ett köksbord.

Arbetsmiljö vid distansarbete

Vilka fördelar och risker finns vid distansarbete? Och vad säger juridiken. Det och mer tar vi upp här. 

Bild på Lise Donovan

Jurist

Lise Donovan